Als eerste moet de mailserver ingesteld worden. Dit kan op de volgende manier:
- Ga naar Organisatie > Bedrijfsgegevens > tabblad E-mail server
- Vul de mailserver, poort, gebruiker, toegangscode en maximale berichtgrootte in.
Het instellen van een afdrukformaat wordt gebruikt om de begeleidende tekst in te stellen voor uitgaande e-mails of voor de documenten in het archief.
Ga naar Diversen > Afdrukformaten
Het venster toont de bestaande afdrukformaten met hierbij het bestandsformaat. Wanneer het vinkje onder e-mail aangevinkt staat, betekent dit dat het afdrukformaat verstuurd wordt via de e-mail.
- Selecteer het desbetreffende afdrukformaat of voeg een nieuw afdrukformaat toe via Toevoegen in de rechterkolom.
- Vul een Nummer in van het afdrukformaat, dit kan geen nummer zijn die al gekoppeld is met een ander afdrukformaat.
- Voeg een Omschrijving toe, bijvoorbeeld ‘Document in PDF per e-mail’
- Voer een Bestandsformaat in. Hier moet staan in welk formaat het document als bijlage van de e-mail moet worden verstuurd, bijvoorbeeld PDF.
- Voer een Bestandslocatie in. In dit veld wordt aangegeven waar het bestand moet worden opgeslagen voordat het wordt verzonden. Via de rechtermuisknop kunnen diverse variabele velden worden geselecteerd.
Tip: Indien het debiteurnummer in het pad opgenomen wordt, dan wordt er per debiteur een aparte map aangemaakt. Bijvoorbeeld C:\Quadrant\King\Debiteuren|<naw_nummer>
- Voer een Bestandsnaam in
- Ga naar E-mailgegevens en vink het vakje E-mail verzenden aan
- Ga naar Adressering. Onder Ontvanger hoeft het e-mailadres van de ontvanger niet ingevoerd te worden. Het e-mailadres is immers ingevuld bij de stamgegevens van de debiteur en wordt daaruit gehaald.
- Bij Afzender moet eenmalig de eigen gegevens worden ingevuld.
- Ga naar Bericht. Vul bij het Onderwerp het onderwerp van de mail in en bij Bericht het standaard bericht van de e-mail. Dit kan per taal ingesteld worden.
Met de rechtermuisknop kunnen variabelen toegevoegd worden zoals in het voorbeeld hieronder.
