Met deze module kan de activa, zoals kantoorinventaris, machines, autopark, goodwill, enz. bijgehouden worden in King, inclusief de afschrijvingen. De Activamodule werkt als grote lijnen als volgt:
Vaste gegevens activa
Eerst legt u de vaste gegevens en één of meer activasjablonen vast. Deze kunt u op de volgende manier vinden; Financieel > Activa > Vaste gegevens activa.
Klik op toevoegen.
Je krijgt vervolgens het scherm te zien zoals aan de rechterzijde.
Code
Hier moet je de code van het sjabloon invullen. De code moet uniek zijn en is achteraf niet te wijzigen.
Zoekcode en omschrijving
Aan elke sjabloon en omschrijving kan een zoekcode en een omschrijving worden gekoppeld.
- Ga naar tabblad Algemeen. Hier worden de algemene instellingen vastgelegd.
Genereren activacode
Hier kan worden aangegeven of je de activacodes zelf invoert of dat je ze KING laat genereren.
Als je KING de code laat genereren selecteer je het vakje automatisch genereren.
Vervolgens kan ingesteld worden hoe de gegenereerde codes eruit moet komen te zien. De code bestaat uit een volgnummer met ervóór en erachter eventueel een vaste tekst.
Wat je in de sjabloon vastlegt kan bij het aanmaken van de activa nog worden gewijzigd.
Onder het tabblad rekeningen worden de grootboekrekeningen ingevuld die als standaard worden gebruikt bij het maken van een nieuwe activum.
Grootboekrekeningen investering
Bij het boeken van de investeringen worden de volgende grootboekrekeningen gebruikt.
- Activa: Op deze rekening wordt de aanschafwaarde van de activa geboekt. Je kunt hier het beste een rekening selecteren van het type Balans of Activa.
- Tussenrekening inkoopfacturen: Boek je de inkoopfactuur niet tegelijk met de investering, dan wordt de aanschafwaarde van het activum tijdelijk op deze tussenrekening geboekt. Bij het boeken van de inkoopfactuur boek je het bedrag weer van deze rekening af.
Grootboekrekeningen afschrijvingen
Bij het boeken van een afschrijving worden de volgende grootboekrekeningen gebruikt.
- Afschrijving activa: Op deze rekening worden de afgeschreven bedragen geboekt.
- Afschrijvingskosten: De afgeschreven bedragen worden geboekt als afschrijvingskosten.
Grootboekrekeningen verkopen
Bij het boeken van de verkoop worden de aanschafwaarde en de afschrijvingen tegengeboekt, wordt de verkoopprijs geboekt als kostprijs verkopen en wordt het verschil tussen de verkoopprijs en de boekwaarde geboekt als winst of verlies
- Kostprijs verkopen: Je kunt hier het beste een rekening selecteren van het type Resultaat of Kosten.
- Boekwinst: Verkoop je het activum met winst, dan wordt die op deze rekening geboekt. Je kunt hier het beste een rekening selecteren van het type Resultaat of Opbrengsten.
- Boekverlies: Verkoop je het activum met verlies, dan wordt dat op deze rekening geboekt. Je kunt hier het beste een rekening selecteren van het type Resultaat of Kosten.
Aanmaken sjabloon vaste Activa
Om de Activa in te kunnen voeren, dien je één of meer activasjablonen aan te maken. Met deze sjablonen kan de activa snel ingevoerd. Om de activasjablonen aan te maken ga je naar: Financieel > Activa > Activa sjablonen.
Code
Hier moet je de code van het sjabloon invullen. De code moet uniek zijn en is achteraf niet te wijzigen.
Zoekcode en omschrijving
Aan elke sjabloon en omschrijving kan een zoekcode en een omschrijving worden gekoppeld.
- Ga naar tabblad Algemeen. Hier worden de algemene instellingen vastgelegd.
Genereren activacode
Hier kan worden aangegeven of je de activacodes zelf invoert of dat je ze KING laat genereren.
Als je KING de code laat genereren selecteer je het vakje automatisch genereren.
Vervolgens kan ingesteld worden hoe de gegenereerde codes eruit moet komen te zien. De code bestaat uit een volgnummer met ervóór en erachter eventueel een vaste tekst.
Wat je in de sjabloon vastlegt kan bij het aanmaken van de activa nog worden gewijzigd.
Onder het tabblad rekeningen worden de grootboekrekeningen ingevuld die als standaard worden gebruikt bij het maken van een nieuwe activum.
Grootboekrekeningen investering
Bij het boeken van de investeringen worden de volgende grootboekrekeningen gebruikt.
- Activa: Op deze rekening wordt de aanschafwaarde van de activa geboekt. Je kunt hier het beste een rekening selecteren van het type Balans of Activa.
- Tussenrekening inkoopfacturen: Boek je de inkoopfactuur niet tegelijk met de investering, dan wordt de aanschafwaarde van het activum tijdelijk op deze tussenrekening geboekt. Bij het boeken van de inkoopfactuur boek je het bedrag weer van deze rekening af.
Grootboekrekeningen afschrijvingen
Bij het boeken van een afschrijving worden de volgende grootboekrekeningen gebruikt.
- Afschrijving activa: Op deze rekening worden de afgeschreven bedragen geboekt.
- Afschrijvingskosten: De afgeschreven bedragen worden geboekt als afschrijvingskosten.
Grootboekrekeningen verkopen
Bij het boeken van de verkoop worden de aanschafwaarde en de afschrijvingen tegengeboekt, wordt de verkoopprijs geboekt als kostprijs verkopen en wordt het verschil tussen de verkoopprijs en de boekwaarde geboekt als winst of verlies
- Kostprijs verkopen: Je kunt hier het beste een rekening selecteren van het type Resultaat of Kosten.
- Boekwinst: Verkoop je het activum met winst, dan wordt die op deze rekening geboekt. Je kunt hier het beste een rekening selecteren van het type Resultaat of Opbrengsten.
- Boekverlies: Verkoop je het activum met verlies, dan wordt dat op deze rekening geboekt. Je kunt hier het beste een rekening selecteren van het type Resultaat of Kosten.
Grootboekrekening overige vervreemding
Bij het boeken van een overige vervreemding, worden de aanschafwaarde en de afschrijvingen tegengeboekt, en wordt de boekwaarde van het gedesinvesteerde deel afgeboekt.
- Kosten vervreemding: je kunt hier het beste een rekening selecteren van het type Resultaat of Kosten.
Onder de overige twee tabbladen kunnen nog vaste gegevens worden ingesteld met betrekking tot de investering en de afschrijvingen daarvan.
Alles wat onder de vaste gegevens worden vastgelegd kan bij het toevoegen van de activa nog worden gewijzigd.
Invoeren Activa
Om de Activa in te kunnen voeren ga je naar: Financieel > Activa > Activa.
- Klik op Toevoegen en selecteer een activasjabloon. Op basis hiervan wordt het activum aangemaakt.
Je krijgt vervolgens onderstaand scherm te zien. In dit scherm kan je een bestaande activum ook inzien en wijzigen.
Heb je de optie Vaste Activa aangeschaft terwijl de investering en afschrijvingen van je activa al in King geboekt waren? In dat geval kan je het beste kiezen voor Invoeren beginstand in het Muteren-menu. Je kan de activa dan invoeren zonder dat er iets geboekt wordt. Links onderaan op het venster verschijnt de tekst Invoeren beginstand. Omdat er niets geboekt wordt, kan je deze activa gewoon invoeren in het huidige boekjaar.
Als je in het scherm staat kan je de code nog eenmaal aanpassen. Vervolgens kan je een zoekcode en omschrijving toekennen. Er kan ook een identificatiecode, locatie en gebruiker worden toegevoegd.
De tabbladen Rekeningen, (Des)investering en afschrijvingen worden aan de hand van activasjabloon automatisch ingevuld. De instellingen kunnen nog worden gewijzigd.
Onder het tabblad (Des)investering leg je de gegevens vast die betrekking hebben op de (des)investeringen. Bij het toevoegen van een nieuwe activum worden deze gegevens overgenomen van de gekozen activasjabloon. De standaardgegevens kan je hier uiteraard nog wijzigen.
Klik op Boeken investering om de investering te boeken
Vul vervolgens de gegevens in. LET OP! Vul ook de kostenplaats wanneer van toepassing!
Zodra je de investering van het activum is geboekt vul je de gegevens is met betrekking tot de afschrijvingen. Dit doe je onder het tabblad Afschrijvingen.
Links boven in de hoek staan de vaste gegevens die je hebt toegevoegd aan het activasjabloon. Links onder in de hoek zie je de huidige financiële gegevens.
Via de knop “automatisch vullen” kan je de termijnen automatisch laten vullen. Je krijgt onderstaande scherm te zien.
Vul de gegevens in met betrekking tot de afschrijving. Zodra dit gedaan is en er op Automatisch vullen is gedrukt wordt het bedrag dat je per periode moet betalen onder elkaar te staan. Het is ook mogelijk om de afschrijvingsregels aan te passen.
Wijzigen
Met deze knop kun je een regel wijzigen. Dat is alleen mogelijk als die regel nog niet is geboekt.
Restwaarde
Hier kan de restwaarde worden gewijzigd. De nog te boeken afschrijvingen worden automatisch aangepast. Het wijzigen van de restwaarde is alleen mogelijk als er nog onverwerkte afschrijvingstermijnen zijn.
Boeken
De geselecteerde regel wordt geboekt. Dit is alleen mogelijk als de datum in het huidige boekjaar valt en nog niet geboekt.